Vorbemerkung:

Es wurden Rückstände in einem Ihrer Produkte gefunden. Wir als Kontrollstellen sind von behördlicher Seite dazu verpflichtet, dem jeweiligen Rückstandsfall schnellstmöglich nachzugehen, da ein Rückstandsbefund einen begründeten Verdacht auf eine Unregelmäßigkeit auslöst.

Wir weisen in diesem Zusammenhang auf die Artikel 28 und 29 der Verordnung (EU) 2018/848 hin. Wir bitten daher um Ihre Unterstützung.

Bitte schicken Sie nachfolgendes Formular, nachdem Sie es ausgefüllt haben und die in Frage kommenden Unterlagen (siehe unten Ziff. 12) spätestens nach 5 Arbeitstagen nach Bekanntwerden des Befundes an folgende Mail-Adresse: qci@qci.de

Die Bearbeitung eines Rückstandsfalles wird gemäß unserer aktuell gültigen Gebühren-ordnung berechnet.

QC&I GmbH

1) Unternehmen
Unternehmensname
Kundennummer
Kontaktdaten	Ansprechpartner/-in

E-Mail

Telefon

Datum der Meldung
2) Allgemeine Angaben
Betroffenes Produkt
Verarbeitungsgrad des betroffenen Produktes
Rohstoff, Habfertigerzeugnis, Fertigware
Menge
Charge
In welchem Unternehmen wurde der Rückstand zuerst festgestellt (eigene Analyse, bei Lieferanten, bei Kunden)
Wenn relevant, durch welches Unternehmen wurden Sie über den Rückstand informiert?
3) Lieferantenanalyse
Datum und Ort der Probenahme
Gefundene Substanz(en) / Wert

Name und Anschrift des Labors
Datum und Berichtsnummer der Analyse
Gibt es Rückstellmuster?
Gibt es Zweit- oder Gegenanalysen? (Ggf. beifügen)

4) Eigene Analyse und Probenahme / Probenahmeprotokoll beifügen
Datum und Ort der Probenahme
Beschreibung Verfahren zur Probenahme
Gefundene Substanz (en) / Wert

Name und Anschrift des Labors
Datum und Berichtsnummer der Analyse
Gibt es Rückstellmuster?
Ist das Labor / die Analyse nach ISO 17025 akkreditiert?
Grund Probenahme:

Routine/Verdacht/Zufall/Behördliche Anordnung
Was wurde beprobt? (Rohware/ Zwischenprodukt/ Endprodukt)
Wann (Wareneingang/ -ausgang/ vor oder nach Verarbeitung)
Wie (Einzelprobe/ Mischprobe) genaue Angaben

5) Analyse des Abnehmers / des Kunden
Datum und Ort der Probenahme
Gefundene Substanz(en) / Wert

Name und Anschrift des Labors
Datum und Berichtsnummer der Analyse
Gibt es Rückstellmuster?
Gibt es Zweit- oder Gegenanalysen? (Ggf. beifügen)
6) Rückverfolgbarkeit / Beschreibung der Produktkette
Identifizierung des Produktes, Lot/Chargen-Nummer
Wenn Ihre Lot-Nr. von der Lot-Nr. Ihres Lieferanten und/oder Abnehmer abweicht, entsprechende Nummern ebenfalls angeben und Dokumente zur Chargenrückverfolgung beiliegen.
Herkunftsland
Handelt es sich um Verbandsware? (BioSuisse, Demeter, …)
Name Ihres Lieferanten
Lieferscheinnummer und Lieferdatum
Warenbegleitpapiere, COI, Lieferscheine, Rechnung etc. beifügen
Kontrollstelle Ihres Lieferanten

(Bescheinigung & Produktliste beifügen)
Bezogene Menge
Bereits verkaufte / verarbeitete Menge der betroffenen Charge
Gegenwärtiger Lagerbestand
Name der Abnehmer der betroffenen Ware (Warenbegleitpapiere, Rechnung etc. beifügen)
Kontrollstelle der o.g. Abnehmer

(Bescheinigung & Produktliste beifügen)
7) Verarbeitung / Lagerung / Transport
Wurde die Ware von Ihnen verarbeitet, umgepackt, etc.? Benennung Fertigprodukte, Mengen, zugehörige Charge, relevante Rezepturen, Verarbeitungsprotokolle inkl. Reinigungsdokumentation beifügen.
Bereits verkaufte / verarbeitete Menge der betroffenen Charge
Gegenwärtiger Lagerbestand
Name der Abnehmer der betroffenen Ware (Warenbegleitpapiere, Rechnung, etc. beifügen)
8) Rückstandsursache
Wie erklären Sie sich den Rückstand?
Wird in einem Ihrer Unternehmen konventionelle Ware verarbeitet oder gehandelt?
Wie können Sie die Kontamination bei sich im Haus ausschließen?
Liegen Ihnen weitere Stellungnahmen zur Rückstandsursache vor? (Lieferant, sonstige beteiligten Betriebe; Belege beifügen)
9) Informationen zum Verbleib der betroffenen Ware
Welche Maßnahmen wurden bisher von Ihnen ergriffen?
Ist die vorhandene Menge bis zur Klärung des Bio Status gesperrt?
Wurde die Ware zurück-genommen bzw. Ihrem Lieferanten wieder zur Verfügung gestellt? (Belege beifügen)
Haben Sie bereits andere Behörden über den Rückstandsfund informiert?

Wenn ja: wann? welche?

10) Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Rückstandsfälle
Welche Maßnahmen werden Sie ergreifen, um wiederholte Kontaminationen zu vermeiden?
11) Weitere Informationen:
12) Anmerkungen

Bitte stellen Sie uns alle verfügbaren Schriftstücke des Falles zur Verfügung. Dazu zählen u.a. folgende Dokumente:

Lieferpapiere

Rechnungen

Laborberichte

Probenahmeprotokolle

COI (bei Drittlandserzeugnissen)

Dokumente zur Chargennachverfolgung

Bescheinigung nach Artikel 29 Abs. 1 der VO (EG) Nr. 834/2007 bzw. Zertifikat gemäß Art. 35 VO (EU) 848/2018 der Lieferanten

Die oben genannte Liste stellt einen Auszug dar. Sollten Sie weitere Dokumente haben, die der Fallaufklärung bzw. der Transparenz dienen, so fügen Sie diese bitte ebenfalls bei.

QC&I GmbH / Dok. 384 – Rückstandsmeldung
Revision 2 / 03.01.2022	Seite 5 von 5

Rückstandsmeldung

QC&I GmbH / Dok. 384 – Rückstandsmeldung
Revision 2 / 03.01.2022	Seite 1 von 3

Guignard Kessler

2022-01-12